De tone of voice bepalen voor jouw business

Het DNA van je organisatie bepaalt wie je bent, hoe je handelt en hoe je gezien wordt door je publiek; het is je fundering. Een duidelijk beeld van je bedrijfs DNA kan dan ook werken als een kompas voor de beslissingen die je neemt. Is jouw bedrijf traditioneel en autoritair of juist jong en progressief? Je Tone of Voice onderstreept het karakter van je merk en brengt deze over naar je publiek.

Je Tone of Voice heeft betrekking op al je communicatie, van je website tot e-mail en sociale media. Het is als het ware de stem van je organisatie en gaat niet om wat je zegt, maar hoe. Een voorbeeld van een keuze binnen je Tone of Voice is de vraag of je je publiek met ‘u’ of ‘je’ aanspreekt. Je merkt in dit voorbeeld al dat je stem afhankelijk is van je positionering, DNA, doelen en je doelgroep.

Één vaste Tone of Voice in al je communicatie maakt je organisatie herkenbaar voor je publiek. Mensen kun je immers ook herkennen aan alleen hun stem. Bovendien zorgen een uniform karakter, consistentie en coherentie voor vertrouwen. Wij mensen houden namelijk van consistentie en krijgen een onaangenaam gevoel bij tegenstrijdige signalen. Kort gezegd: met een sterke Tone of Voice creëer je herkenning, consistentie en focus en beïnvloed je jouw merkimago positief.

Je Tone of Voice bestaat uit twee onderdelen: de toon en de stem. De stem is de manier waarop je praat/schrijft en is idealiter altijd hetzelfde. Je toon is afhankelijk van de doelstelling, doelgroep en het kanaal, maar wordt wel altijd gebaseerd op je Tone of Voice.

1. Merkpersoonlijkheid

Wie je bent als bedrijf speelt een belangrijke rol in je Tone of Voice. Door dicht bij je merkidentiteit, kernwaarden en/of persoonlijkheid te blijven, komt je communicatie oprecht, eerlijk en natuurlijk over. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen over je organisatie om je stem te bepalen: ‘modern of traditioneel?’, ‘humor of serieus?’, ‘formeel of informeel?’ of ‘persoonlijk of corporaat?’.

2. Doelstelling

Of je wilt amuseren, informeren, overtuigen of activeren speelt een rol in de toon van je communicatie. Een bericht over een personeelsuitje schrijf je bijvoorbeeld anders dan een bericht over een aanbieding; het doel is anders en bepaalt je toon.

3. Kanaal

De media en kanalen waarop je communiceert hebben ook invloed op je toon. Elk kanaal heeft een eigen doel en verschillende mogelijkheden. Zo zul je op een website minder snel emoji’s langs zien komen, terwijl dat op Facebook vaste prik is en kun je op LinkedIn gemakkelijker wegkomen met lange verhalen dan op Instagram.

4. Doelgroep

We zeiden het al: met de juiste Tone of Voice bind jij jouw publiek aan je bedrijf. De doelgroep speelt dus ook zeker een rol hierin. Dit cruciale vierde punt speelt echter ook in de voorgaande punten mee en brengt als het goed is niet veel nieuwe inzichten naar boven. Wel is het goed om een persona te ontwikkelen, zodat je gerichter kan schrijven.

Het is belangrijk om je Tone of Voice bewust te bepalen en vast te leggen. Dit is handig voor nieuwe schrijvers/collega’s of wanneer je jouw content creatie uit handen geeft en biedt direct een leidraad. Iedereen weet zo waar ze aan toe zijn. Dit betekent niet dat je vast moet zitten in je communicatie, je mag best wat ruimte voor variatie laten. Leg ook vast wat je marketeers, schrijvers en andere medewerkers vooral niet moeten doen. Denk aan het gebruik van engelse woorden, afkortingen, tutoyeren, jargon of jip-en-janneke taal. Werk alle do’s en don'ts tot in de puntjes uit, dat scheelt onzekerheden op de lange termijn.

Je Tone of Voice kan formeel of juist informeel zijn, serieus, luchtig, direct, indirect, commercieel, informatief, technisch of juist toegankelijk. De perfecte Tone of Voice voor jouw bedrijf kiezen? Bepaal de kenmerken van je merk, je positionering en kernwaarden, let op de 4 onderdelen van je Tone of Voice en gebruik onze Tone of Voice card. Bekijk voor een tof voorbeeld de Tone of Voice van MailChimp ook eens. Kom je er nog niet uit? Neem contact met ons op, dan vinden we jouw stem samen.