Die Grenze vermindert het interne bel-, app- en mailverkeer tussen veertigtal vestigingen drastisch met behulp van grenzeloos intranet
Velen van ons gaan naar Duitsland om te tanken of om alcohol te halen. Maar andersom hebben wij weer aantrekkelijke producten voor onze oosterburen. Dat is waar Drogisterij Die Grenze op inspeelt. Door grote partijen medicatie, verzorgingsproducten en parfums in te kopen, kunnen zij dit erg goedkoop aanbieden in hun winkels aan de grens. Dat loopt zo goed, dat er in enkele jaren tientallen vestigingen bij zijn gekomen. Maar hoe zorg je ervoor dat al die winkels iedere dag actueel blijven en consistent communiceren naar de klant? En hoe behoud je op het hoofdkantoor het overzicht hierover? Dat is in een notendop de vraag die aan Niice gesteld werd.
Heeft iedere vestiging de actuele actiekaarten geprint? Zijn de voorraden op peil? Vergeten de medewerkers niet aandacht te besteden aan het zonnebrand-assortiment, nu die hittegolf eraan komt? Is die ene taak al wel opgepakt in die winkel? Met zo’n 40 vestigingen in totaal, worden dit soort vragen nogal omvangrijk en tijdrovend. Die Grenze verstuurde iedere ochtend een dagbericht naar iedere winkel, met daarin de taken en mededelingen voor die dag en de (voorraad)informatie die de vestiging moest aanleveren. Het was niet gek dat er veel mail-, bel- en whatsapp-verkeer ontstond en het overzicht moeilijk te bewaren was. Het hoofdkantoor wilde meer grip op de status van de taken in de vestigingen en informatie centraal inzichtelijk krijgen.
Eén plek voor alle communicatie
Het overzicht heroveren
We gingen met Die Grenze in gesprek over de communicatieflows en de behoeften van het hoofdkantoor en de winkels. Al snel ontstond het plan om één centrale plek te creëren voor alle communicatie. Dat voorkomt ruis, zorgt ervoor dat kennis en informatie centraal opgeslagen en toegankelijk is en zo krijgt het management een beter overzicht over de prestaties van alle winkels. Eén plek waar het hoofdkantoor kan communiceren naar de diverse vestigingen en één plek voor de winkels om die informatie in te zien en hierop te reageren.
De oplossing
Een compleet intranet zonder grenzen
Na het inventariseren van alle behoeften en het opzetten van een gedetailleerd plan, gingen we aan de slag met het bouwen van de oplossing. Dit resulteerde in één centraal platform waarop:
- de dagberichten in chronologische volgorde te zien zijn, inclusief benodigde downloads (zoals actiekaarten) en een taak die aan het bericht gekoppeld is;
- de winkel zijn taken kan afvinken. Dit gebeurt op medewerkersniveau, zodat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is;
- een overzicht te vinden is van alle taken van de afgelopen vijf dagen, waarin te zien is wat er volbracht is en wat nog openstaat. Zo ziet het hoofdkantoor welke winkels efficiënt werken en worden winkels met veel openstaande taken gemotiveerd sneller en adequater te werken;
- de winkels de voorraden kunnen invoeren, zodat het hoofdkantoor één helder overzicht krijgt van de voorraden in alle winkels en ze hiervoor niet door mails en appjes hoeven te spitten;
- mededelingen geplaatst worden die niet direct aan een taak verbonden zijn, zoals wat extra aandacht voor de zonnebrand-producten tijdens een hittegolf;
- direct notificaties verstuurd kunnen worden voor urgente zaken, bijvoorbeeld wanneer een product per direct uit de schappen moet;
- belangrijke documenten te vinden zijn, zoals protocollen, handleidingen, veelgestelde vragen, downloads en contactgegevens;
- gechat kan worden, zodat er niet voor iedere vraag naar het hoofdkantoor gebeld wordt.
Pilot bij één winkel
Eerst testen, dan verder uitrollen
Uiteraard was het de bedoeling dat iedere winkel werkt met het intranet en dit standaard geopend is op de computer achter de kassa. Echter heb je maar één kans op een goede eerste indruk. Daarom hebben we het systeem eerst getest in een pilot bij één winkel. Zo werd bevestigd dat de basis van het intranet werkt en aan de behoeften voldoet, maar leerden we ook over hoe het nieuwe platform het best geïntroduceerd kon worden. Die Grenze zat er in de eerste weken goed bovenop bij alle vestigingen, om ervoor te zorgen dat iedere winkel aan het intranet kon wennen.
Tijdsbesparing, efficiëntie en overzicht als resultaat
Nu er consequent mee gewerkt wordt, blijkt een op maat gemaakt intranet de perfecte oplossing te zijn. Het hoofdkantoor heeft weer inzicht in de status van de taken in alle winkels, heeft een actuele stand van alle voorraden en bespaart veel tijd nu er niet meer continu gebeld, geappt en gemaild wordt. De winkels hebben structureel inzicht in de dagberichten, taken die nog uitgevoerd moeten worden, mededelingen, actuele acties en kunnen voorraden eenvoudig doorgeven.
Wil jij de interne communicatie verbeteren? Gaat er veel tijd verloren aan weinig effectieve vormen van communicatie, die veel efficiënter ingericht kunnen worden? Neem dan eens contact met ons op, we denken graag mee over een geschikte oplossing voor jouw organisatie.